Kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công

Mở quán cafe đã gian nan và vất vả bao nhiêu thì quản lý nó làm sao để hiệu quả lại càng khó gấp trăm lần. Nghe qua thì tưởng dễ nhưng quản lý quán cafe cần làm những gì là việc bạn phải liệt kê một cách chi tiết. Bài viết hôm nay, Nội Thất Trường Sa sẽ hướng dẫn cho bạn kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

1. Quản lý thu chi nội bộ trong quán cafe

Khi mở quán cafe thì việc quan trọng hơn cả là làm sao để tối ưu được lợi nhuận nên việc quản lý thu chi nội bộ là vô cùng quan trọng. Vì nói tới nói lui thì có tiền mới có thể duy trì hoạt động của quán được.

Có rất nhiều trường hợp vì nhân viên thu ngân không trung thực sẽ làm thất thoát tiền của quán. Do vậy, kỹ năng quản lý quán cafe đầu tiên mà chủ quán cần ghi nhớ là tuyển nhân viên thu ngân trung thực và có kinh nghiệm. 

– Trường hợp khác là thu ngân nhận tiền của khách nhưng không đưa lại, điều này sẽ xảy ra hai trường hợp: Một là thu ngân đã thu tiền của khách nhưng không cập nhật vào file bán hàng trên máy tính, cũng không để tiền vào trong quầy mà bỏ vào túi riêng của mình. Trường hợp này liên quan đến lòng trung thực và ý thức trách nhiệm của nhân viên.

– Trường hợp thứ hai đó là thu ngân đã nhận tiền của khách thanh toán nhưng không trả lại tiền thừa.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Đừng nghĩ rằng như vậy thì sẽ tốt vì quán sẽ dư được tiền. Bởi vì khi khách nhớ ra và quay lại lấy tiền thừa thì quán sẽ bị mang tiếng là “lấy tiền thừa của khách hàng”.

Vì vậy có thể coi đây là kinh nghiệm quản lý quán cafe vô cùng hữu ích mà bất cứ ai khi kinh doanh quán cafe đều phải nắm được.

– Trường hợp quán quá đông nên nhân viên thu nhầm tiền, thu thừa tiền hoặc quên thu tiền của khách. Trường hợp này rất dễ xảy ra nếu quán của bạn tính tiền theo phương pháp ghi chép, tính toán thủ công.

Hiện nay, rất nhiều chủ quán đã chuyển sang dùng phần mềm bán hàng để khắc phục trường hợp này. Từ ngày có phần mềm quản lý bán hàng, chủ quán không phải ngồi lo lắng thất thoát tiền hàng hay mất hóa đơn nữa.

Mỗi ngày thu ngân sẽ tổng kết ca trực cuối ngày và làm báo cáo doanh thu hàng ngày để biết hôm nay thu vào và chi ra bao nhiêu. Sau đó, chủ quán sẽ đối chiếu từng con số để xem có trùng khớp không. 

2. Cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Với những người có kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công, họ thường chia sẻ về cách quản lý đầu vào và đầu ra của nguyên liệu.

Để làm được điều này bạn cần dựa vào công thức pha chế của từng món, tính giá vốn và giá bán để có lợi nhuận. Sau đó, liệt kê mỗi ngày bán được bao nhiêu để nhập hàng sao cho vừa đủ. Tránh tình trạng hoa quả tươi nhập quá nhiều, để lâu dễ bị hỏng, gây thất thoát cho quán.

Điều này đòi hỏi chủ quán cũng phải có ít nhiều kiến thức về pha chế để tránh tình trạng nhập thừa hoặc thiếu nguyên liệu. 

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Quan trọng là nên cân nhắc món nào đang bán chạy và món nào bán chậm. Những món được nhiều người dùng sẽ đặt số lượng lớn còn món bán chậm thì nên đặt ít.

Cuối ngày cần kiểm tra lại quầy bar xem món nào thiếu để đặt hàng hôm sau kịp bán cho khách.

Những ngày thứ 7 và chủ nhật sẽ đông khách hơn ngày thường nên cần tính toán sao cho hợp lý để đặt nhiều nguyên liệu hơn.

Trái cây luôn được bảo quản trong ngăn mát tủ lạnh hoặc những nơi thoáng mát, tránh bị chuột ăn hoặc gián bò vào.

Vấn đề nguyên liệu ảnh hưởng rất lớn đến việc thu chi nội bộ của quán. Do đó, kinh nghiệm quản lý quán cafe tốt nhất là quản lý nguyên liệu một cách chặt chẽ.

3. Kinh nghiệm quản lý nhân viên quán cafe

Nhân viên là người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và cũng đại diện cho hình ảnh của thương hiệu. Với kinh nghiệm quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả sẽ giúp quán cafe vận hành một cách trơn tru và thuận lợi.

Thông thường, mỗi vị trí làm việc sẽ có yêu cầu và cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên, quán cafe cần có sự đồng bộ về quy định, tác phong và kỷ luật của mỗi vị trí việc làm khác nhau. 

Chủ quán nên lập ra một bảng mô tả công việc cho từng vị trí để dễ dàng kiểm soát. Ngoài ra, chế độ đãi ngộ nhân viên sẽ là nguồn khích lệ, động viên to lớn để họ có thể làm việc hết sức mình.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Ví dụ bạn có thể lập quỹ khen thưởng định kỳ cho nhân viên xuất sắc nhất tháng hay đề ra các biện pháp cảnh cáo, kỷ luật đối với những nhân viên có sai sót, ảnh hưởng đến quán.

Mỗi nhân viên mới được tuyển vào cần được hướng dẫn và đào tạo một cách bài bản về kiến thức chuyên môn, bao gồm cách pha chế và phục vụ khách hàng.

Sau đó đến kỹ năng mềm như kiểm hàng và tính toán. Việc này sẽ giúp giữ chân nhân viên làm việc lâu dài cho bạn đồng thời cũng nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn.

Đây là kinh nghiệm quản lý quán cafe hữu ích mà rất nhiều người đi trước đã áp dụng.

>>>Xem thêm: 5 cách tuyển nhân viên quán cafe hiệu quả

4. Kinh nghiệm quản lý cơ sở vật chất quán cafe

Những loại máy móc phải sử dụng thường xuyên như máy pha cafe, máy xay sinh tố hay máy ép trái cây cần được bảo dưỡng định kỳ để hạn chế hư hỏng. 

Trang thiết bị phục vụ khách hàng bao gồm: bàn ghế, điều hòa không khí, wifi và các thiết bị khách. Để quán cafe của bạn vận hành một cách tốt nhất, bạn phải chắc chắn các thiết bị này đều hoạt động trơn tru. 

Bạn cũng nên chuẩn bị thêm một vài bộ bàn ghế dự phòng trong trường hợp vào giờ cao điểm khách hàng đến quá đông.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Ngoài ra, hướng dẫn nhân viên cách sử dụng, vệ sinh và bảo quản đúng cách sẽ kéo dài tuổi thọ cho máy móc, trang thiết bị. Đây cũng là kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ.

5. Kinh nghiệm quản lý quán cafe từ xa bằng phần mềm 

Đối với các quán cafe hiện nay, việc quản lý từ xa đã trở nên phổ biến bởi sự ra đời của các phần mềm quản lý bán hàng, máy in hóa đơn.

Những thiết bị này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý doanh thu một cách dễ dàng. Nhân viên cũng báo cáo một cách đơn giản và chính xác hơn rất nhiều. 

Bằng phần mềm quản lý quán cafe, chủ quán có thể quản lý nguyên liệu đầu vào, đầu ra cũng như hóa đơn bán hàng.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Với báo cáo tổng kết doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý, bạn có thể kiểm tra doanh thu, lợi nhuận một cách dễ dàng mà không cần trực tiếp đến quán.

Chủ quán cũng có thể lắp đặt thêm hệ thống camera để theo dõi tình hình kinh doanh. Đây cũng là cách tạo ra “áp lực vô hình” cho nhân viên để họ làm việc một cách tích cực, không xao nhãng và làm việc riêng trong giờ.

6. Kỹ năng quản lý quán cafe giỏi: Luôn coi khách hàng là trung tâm

Một quán cafe dù đẹp cỡ nào, đồ uống có ngon ra sao mà vắng khách thì cũng rất khó tồn tại. Theo xu hướng hiện nay thì kinh doanh quán cafe chủ yếu hướng đến hai phân khúc cụ thể là những khách hàng trẻ tuổi hoặc khách hàng đang ở tuổi trung niên.

Những người trẻ tuổi thường tìm đến những quán cafe được thiết kế bắt mắt, trang trí mới lạ thường để chụp ảnh hoặc tán gẫu với bạn bè. 

Đối với những khách hàng trung niên thì ngược lại, họ quan tâm đến chất lượng đồ uống có ngon và dịch vụ khách hàng có chuyên nghiệp hay không? 

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Là người quản lý quán cafe, bạn nên nhớ mọi quyết định đầu tư của mình thường coi khách hàng làm trung tâm.

Theo kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công của những người đi trước thì những điều tưởng chừng như rất nhỏ nhặt mà chúng tôi liệt kê sau đây lại để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng.

– Phục vụ thêm nước mát:

Khách hàng rất thích được quan tâm và họ cũng rất thích những thứ miễn phí. Chỉ đơn giản là mời khách  một ly nước mát trong thời gian chờ gọi món cũng đủ để họ cảm nhận được sự thân thiện và chuyên nghiệp của quán rồi.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

– Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:

Quán cafe là nơi khách hàng có thể trải nghiệm và thư giãn. Vì vậy, đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ uống quá lâu. Thay vào đó, nhân viên phục vụ có thể gợi ý đồ uống đặc trưng của quán hoặc những món phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Không chỉ giúp khách hàng chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn thể hiện bạn có kinh nghiệm để quản lý quán cafe hiệu quả.

– Dắt xe cho khách

Thông thường, quán cafe nên có bảo vệ để trông xe và giữ xe cho khách. Tuy nhiên, nếu bạn chưa thuê được bảo vệ hoặc bạn đang rảnh rỗi thì có thể tự tay dắt xe cho khách.

Chắc chắn hành động này sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

– Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Theo một nghiên cứu về tâm lý học thì tên của mỗi người là âm thanh mà chúng ta thích nghe nhất.

Khi nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là thói quen, sở thích của họ thì vị khách đó sẽ cảm thấy mình được coi trọng và gắn bó với thương hiệu hơn.

Ví dụ : “Chào anh Hùng, anh vẫn dùng cafe nâu đá như mọi khi chứ ạ?. Họ sẽ chẳng ngần ngại giới thiệu quán cafe của bạn cho bạn bè và người thân của mình.

Với những kinh nghiệm quản lý quán cafe mà chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ là nguồn thông tin hữu ích mà bạn có thể tham khảo để chuẩn bị cho kế hoạch mở quán cafe của mình.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số điện thoại 0936 625 256 để được tư vấn và hỗ trợ nếu bạn có thắc mắc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh quán cafe nhé.

>>>Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý nhân viên ở nhà hàng, quán cafe

 

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0936.625.256 Chat facebook Z Chat zalo